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差旅管理不只是狭义地预订服务

中国差旅管理市场还处于发展的初级阶段,大部分企业对于差旅管理的核心价值的认知度不高,在使用差旅管理时表现出以下三大误区:

一、把差旅管理狭义化为预订服务

根据第三方专业研究机构调查显示,40%的客户采用差旅管理考虑服务提升要求,36%考虑成本节省,不足四分之一的用户对于规范管理和出行保障等有诉求;但根据对部分世界五百强和行业领先企业的调研后发现,他们对于使用TMC服务商前后的各项差旅管理工作效率表现的评价排前几位是:安全保障、财务工作量、业务支持度和管理规范度。

一个全视图的差旅管理,应当覆盖出行前的规范制度和预算基准的建立,过程中的服务与管理、事后的评估和改进。最需要突出的主题是以成本最小的代价支持好业务,也就是差旅投入的回报,才是应当关注的核心指标。

二、关注于单次预订的价格,忽略了对于综合成本的关注。

由于规范管理、优化全成本的节省等优点较难以用简单的方式数据化展现,且仅有少量客户关注对全成本有所分析的差旅报告,占四分之三以上的游大大商旅接触的客户,在执行差旅管理时,更多地去考评单张票价和酒店与OTA或竞价网站的对比,而忽略了通过统计数据分析每公里出行成本、每万元业务收入所付出的差旅费用等全局性指标。

造成这样的原因一:相关管理人员对差旅管理的全面含义还在认识和提升过程中;原因二:受到员工因抵制差旅管理而提出价格质疑时,未能和服务商一起确定全成本的考核方法并对员工进行宣导。这提示我们在差旅管理实施时,对关键出行人的政策介绍和公司整体计划的宣导至关重要。

如上图所示,按照行业平均表现估计,良好实施的差旅管理对于企业差旅成本能节省约20%,而关注单次采购价格对比通常只能节省3%到5%。差旅管理在很多方面的工作能产出比简单的价格对比更有效的结果。比如把采购提前期控制在7到14天的时间内,机票的采购价格平均节省约为10%到15%,远高于进行单次价格对比。当然不是所有的出行行为都能严格按提前7到14天执行,因此机票预订影响值只能定为5.7%。

三、以月结帐期和服务商优惠为导向

在接触的客户,超过80%在差旅服务选择时,都把月结作为必要的前提,并且把月结的帐期和服务商的佣金优惠作为高分值的考评指标项。

根据对众多企业的分析,以及和行业领先实践的交流,差旅管理对企业价值的第一位应当是辅助业务开展,其次是规范管理,再次是出行保障,成本节约是在前三个目标基础上的必要工作。

差旅管理不只是预订工作,差旅服务商需要投放资源来协助客户完成差旅政策执行、出行保障、差旅报告、差旅数据分析等诸多工作,从而协助客户有效开展业务、出行总成本优化等。如果服务商提供了超常的佣金优惠,则以上工作将难保障,需谨慎。

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