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从大数据分析差旅管理远未被发掘的价值

员工从申请出差到报销结束,并不意味着企业的差旅管理就此完成,相反,在此过程中形成和沉淀下来的数据,恰恰是差旅管理进一步完善的开始。

“数据和分析不但能让企业在与酒店及航空公司商讨价格时更有把握,更能有助他们制定一个有效的差旅管理政策及覆盖出差前、中、后的流程,从而减省将来的差旅支出。”美国运通副总裁李马可(Marco Pellizzer)表示。

差旅数据无处不在

可以说,差旅管理的数据线索无处不在。

从大的方面来说,包括公司全年的订票额度,平均价格水平,采用最多的航空公司和酒店信息等;而从小的方面来说,则涉及员工的出行轨迹,差旅选择的行为偏好等等。

“新公司拿这些数据来制定差旅政策,对于成熟的公司,每年要拿这些数据来进行分析,反观政策是否用到实处,有多少是没有实现的成本节约,哪些环节出现了过多支付。”某大型跨国公司采购部负责人刘丹说。

不过面对海量的数据,企业往往无所适从,不仅分析起来不知从何下手,而且光是数据的收集和跟踪就已经力有不逮,即便对于大型的跨国公司来讲,差旅管理中的数据“盲区”也大量存在,比如,许多企业在票务跟踪上就遇到很大的挑战,“公司不清楚员工哪些预订过的机票因没有使用而作废,这部分的浪费太多了,越是大的企业,这部分损失就越是惊人。”国航销售部客户开发高级经理韩燕就曾表示。

无法做到完全的集中化管理是造成数据遗失的原因之一,因此对于企业来说,就要借助各种“外脑”来做更加全面的数据收集,这些渠道可以是公司内部的报销系统,也可以来自于差旅公司,还包括航空公司和酒店等供应商。“借助这些数据叠加对比,进而得出更加真实有效的差旅图谱。”刘丹说。

数据应用大有可为

有了数据的指引,企业的差旅成本就不是被动的消耗,而是更优化的资源配置。借助于此,企业就如同李马可所说的那样,可以“视差旅为一项投资,并尽力将这项投资的回报率最大化”。

一些比较直接的应用已经被很多大企业所采纳,比如公司全年的航空机票花销与2012年同期的比较,或者是与同期市场平均价格的比较,以此来判断公司差旅政策是否有效;而通过数据分析可以发现公司最常用的10条航线,在这些航线上会跟航空公司进行价格谈判,或者是保证高峰期预留一些位置。

但是,这些还只是数据分析的初级阶段,据介绍,游大大商旅(ubtrip.com)的商旅管理云服务系统能够提供不同的数据维度,其中包括企业不同的成本中心和部门、时间、城市、航空公司、酒店等等,根据游大大商旅提供的差旅报告,企业可以清楚的看到,比如某一个部门在某一个城市,某一段时期内的差旅支出特点,甚至可以细化到某一类高管的差旅政策执行情况如何。

而如果把数据分析细化,就会发现其中更大的价值所在,比如公司可以通过大客户协议与航空公司在某条航线上争取低价,但或许在其他的航线上被航空公司抬高了价格,而通过全球化航线数据的集中呈现,能够让管理者看到一个更全面的企业差旅图谱,使其做出整体成本的优化方案,而不会局限于某一条航线。

同时,数据挖掘的效应还能使公司为员工提供更多的便利性,“比如一些公司在北京和上海需要频繁飞行,每晚在一个航线上会固定保持一定的数量,这些信息能够让航空公司有针对性地安排所需机型。”韩燕表示,这样航空公司就会响应大客户的需求做出调整。

而对员工行为的分析则有利于对差旅政策进行进一步的微调,使之更有针对性,比如员工在订购机票的时候,其中有些是直接订往返票,而有一些是订单程票,那么公司发现后者占比较多的时候,就会在差旅政策中有所体现,借此来鼓励员工订往返票;同时通过了解员工出行轨迹,公司会清晰掌握员工的差旅坐标,可以适时向员工推送共同租车出行的建议。

如果有准确、综合、全面的数据提供支持,企业在内控和外控上都有更大的空间,不仅体现为成本节约,也更有利于员工管理,数据在企业差旅管理中会发挥越来越重要的作用。

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