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如何理解OA系统的易理解性和易操作性?

对一般用户来说,很难建立专业的OA办公系统质量评估体系,特别是OA办公系统的易用性,虽然知道很重要,但是往往不知道从何处着手来评估,只能靠着感觉和印象,有一个大致的感知。如果要正规一些的话,用户从以下三个方面来评估,即易理解性、易学习性和易操作性。

易理解性:易理解性是与用户认识软件的逻辑概念及其应用范围所花的努力有关的软件属性。该特征要求软件研制过程中形成的所有文档语言简练、前后一致、易于理解以及语句无歧义。易理解性是OA办公系统易用的基础,它主要表现在以下三个方面:

1、宣传资料:宣传资料应实事求是,言简意赅,而不是过度包装,描绘理想化的景象。但是很多软件为用户提供的方案书上,为了显示自己的先进性,堆砌了一大堆抽象、时髦的概念和理论,并片面夸大软件的作用,好像无所不能,功盖千秋,花里胡哨的方案书洋洋洒洒上百页,想以此“震住”用户,却搞得用户云里雾里。

2、功能名称:功能名称和图标应该直接、明了,没有歧义,容易理解,让用户一看就知道是干什么的,而不是猜测其作用。但是很多软件对用户特点不够了解,公文、文件、消息和通告等混淆不清。比如还有的软件为了标示其“协同性”,加上了“协同办公”功能,这到底是来做什么的呢,进去之后才发现原来是公文流转。

3、使用手册:使用手册应该站在读者的角度,充分考虑普通用户的接受水平,语言直白、描述细致、逻辑清晰,尽量避免专业术语。由于很多使用手册是技术人员撰写的,使用了大量的专业术语,同时技术人员认为很简单的操作在电脑水平不高的用户看来却无法理解,造成手册的生涩、难懂。

易学习性:易学习性是与用户为学习软件应用(例如运行控制、输入、输出)所花的努力有关的软件属性。该特征要求研制方提供的用户文档(主要是使用手册内容详细、结构清晰以及语言准确)。易学习的OA办公系统要求用户进入操作界面后一目了然,能够很直观、很容易的找到自己要使用的功能菜单,很方便的完成操作。使用手册也需要站在用户的角度,每一操作步骤细致、清楚,让用户轻松获得帮助。

易操作性:易操作性是与用户为操作和运行控制所花的努力有关的软件属性。该特征要求软件的人机界面友好、界面设计科学合理以及操作简单等。因为以上特征,操作性强的OA办公系统可以让用户直接根据窗口提示上手使用,无需过多的参考使用说明书和参加培训。而操作性差的OA办公系统则使用起来磕磕绊绊,别别扭扭。易操作的OA办公系统各项功能流程设计的很直接,争取在一个窗口完成一套操作,比如发送文件时,打开发送文件窗口,即可一次性完成文件类型、标题、内文、附件以及接收者的编辑,然后就可发送出去。

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