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500强采购总监亲诉:采购生涯这5点我最想说

通信行业技术军团
2016-12-01
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你们是否有上过“高效人士的七个习惯”的课程?我们的生活非常忙碌,我们要照顾父母,要跟孩子的老师 保持良好的关系,我要升职等等,我怎么做得了这么多事呢?太难了,不过今天我并不想教大家如何保持高效,对各位来说,我的建议是先遵从最后一条:要不断更新,磨刀不负砍柴功。

1982年我完成了我的本科学业,在中国完成了硕士学位。之后我很幸运地有机会到加拿大做一些研究项目,获得了我的博士学位,然后我就进入产业任职。在我念MBA的时候我已经是一家公司的高级经理,所以我并没有去争取这个学位,也不需要这个学位,但是我知道我需要知识。

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讲到采购人员的职业发展道路,在回到中国的前五年时间里,我并不在采购部门任职,也不是一个专业的采购人员,我走上了工程研究的道路。我曾是北美企业的工程总监、总经理。直到这家公司找到我说他们需要一个能够管理亚太区采购部门的人,可以处理各种各样的问题,而我的经历让他们非常感兴趣。

我的生活目标非常明确——2H ——健康(Health) 和(Happiness)幸福。这与我赚多少钱,有什么样的职位并没有关系。我对我的孩子也是同样的态度。

如果他们有自己喜欢做的事情,我会全力支持他们,只要他们喜欢,能够专注于 在上面,并能照顾好自己。对家里人,对下属也是如此。在来参加活动之前,我刚参加完公司的年会,我和我的团队沟通非常直接,团队气氛很融洽,即使有时他们 出茬子了我也微笑至之。

我的工作概览:

我的职位涵盖整个亚太区,从间接采购的角度而言,我的职位也完全涵盖了这个范围的业务:包括日本、韩国、台湾等,但同时我的职责范围还负责了能源和原材料的 直接采购。有人可能会疑惑为什么我既管间接采购又负责其他直采?但对我和我的公司来说,他们只是找个能做事的人,仅此而已。

采购职业发展的选择:

我们知道在公司的组织架构中,你走得越高,你的职业道路就越窄。如果你已经在采购领域做了很多年了,那你还有什么选择呢?从我个人来看,有以下四个方向,欢迎补充。你可以继续往上走,你也可能走下坡路,你还可以保持原状或换到另外一个行业。这次我会着重讲两个。

1

保持现状

上周我们在欧洲召开了一个全球采购计划会议,管理层个几个专员参与了这个会议。我带了我的经理一起过去,大多数人都在35岁以下。通过这次会议,他们见到了来自欧洲或北美的一些高级采购员,年龄在65岁左右。我很佩服那些北美的采购员,因为在经济形势不好的情况下,他们并没有失去这份工作,这是一件很不容易的事。

我觉得中国经济的发展也许不会像30年前发展那么迅速了。你应该为你自己的工作和所取得的成就感到荣耀,这并非易事。不要总是想着谁又跳槽了,谁又往上升了两级。这并不常发生,尤其是在经济相对比较稳定的时候。

保持现状对很多人来说是很实际的生活现状。很多人都不想有所改变。不止在中国,在很多国家,你常常会听到人家说:我的同学、我的邻居或者其他人有什么样的成就,他们又升职了等等。

在我在墨西哥的一年时间里,我很感谢他们让我学会了Double H。Keep Healthy and Keep Happy。保持健康、永远快乐。

现场应该没有人会为明天的食物所担心吧?如果是这样,为什么要费力去和其他人作比较呢?即使工作带给你很多乐趣,也不要这样去做比较,要活的快乐。

另一方面,即使是这样,保持现状也不是件容易的事。因为竞争很激烈。从学校毕业几个月的大学生会很快胜任你的工作。

我有两点建议想给到你们。如果你们想保持现状,第一点:你们可以以一种谦卑的态度多多帮助别人,这就是我所说的要做得更多。你们知道鼹鼠吗?有很多人会象蝴蝶一样到公司到处飞,获取别人的注意。

如果你想在这个公司长久地做下去,我的建议是,不要这样做。注意力越多,对你的期望就越高,如果你没办法满足人家的期望,结局可能不会是你想要的好结果。但是你要支持别人,就象鼹鼠一样,因为你支持别人,别人也会支持你。

第二点是蜘蛛法,你在公司有并不复杂的人际网络。我有一个实际的例子,以前公司有一个高级工程师觉得他的工作有风险,他很有能力,但并不是传统所认为的那样。他很聪明,他没有直接跟老板说,而是跟我的下属说:你对我的工作满意吗?我的工作可能会保不住了,如果我走了,那我对你的支援也就没有了。

我的下属来找我,表明了他的担忧。你们知道我怎么做的吗?我找了对方老板的老板说明 了情况。结果就是他的工作保住了,也没有人会觉得不开心。

2

持续向上

我觉得对普通人而言,往上升最大的挑战并不是在能力,而是在态度、或者说是我们的态度。一个“能做——Can do”的态度。在中国、或者说在亚洲,很多人很有能力,但是非常害羞,或者说非常谦卑。

但是作为一个领导者,你不能谦卑,作为一个领导,你应该好好打扮自己,展现自己。所以你的想法应该是“能做。是的,我能做!这个是可以完成的!”

中国有很多的年轻人表现得非常积极踊跃,很有进取心,但是我对他们很有选择性。我给到他们的晋升机会也不会多。

原因很简单:你要考虑他是不是在下周或明年就会离开公司。如果你对公司不忠诚,对你的老板不忠诚呢?不要以为这样老板就会有压力,你以这样一种姿态工作的话,他也会失去提升你的动力。如果你想在你所任职的公司得到晋升,你要确保你给人的印象是你会一直做下去的,对公司是忠诚的。

你的形象要从一开始就给人家留下印象,你没有第二次机会去获得第一印象。在采购领域,尤其是间接采购领域,这是非常准确的。

在很多情况下,你在和供应商打交道之前要先说服自己内部的人,那么你如何去说服他们呢?有多少人期望你能是一个专家,给到他们有价值的建议呢?最后,你必定要和所有的供应商接触,你必须亮出你的剑。要用一种“给人以很容易相处的”感觉去和他们谈判,这在一些相比严峻的谈判中会比较有利,容易让你保持冷静。

如果你想升上去,你必须要比别人出色。首先要做的就是,你要了解你自己的老板。如果你不了解自己的老板,我想你会很少有机会获得其他的工作。很多年以前,我听说过一句话:十个“说”(shui)客当不了一个“说”(shuo)客。如果十个人说你好,关键的人说你不好,你就不太可能获得更好的职位。所以了解你的老板是非常重要的。

你如果想了解你的老板,你要先了解你自己的公司。对于外资企业来说,文化的不同是第二大特色。我在语言的区别上做了一些研究。职位越高的人讲话越有深意,职位越低的人讲话越直接。很多人都知道日本人讲话很谦卑,很多时候你需要去猜他们到底想讲些什么。美国人讲话又很直接,这就造成了跨国公司很多方面的冲突。

给大家举个例子,以下是一段美国人和希腊人的对话:

A:完成这份报告你要花多长时间?

G:我不知道。完成这份报告要花多长时间呢?

A:你是最有资格提出时间期限的人。

G:10天吧。

A:用15天吧。你同意在15天内完成这份报告吗?

通过以上对话,我们能看出什么呢?我们看一下以下的一些分析:

A:完成这份报告你要花多长时间?

——A:我请他参与决策。

——G:这话是多余的,他是老板,为什么不告诉我用多少时间?

G:我不知道。完成这份报告要花多长时间呢?

—— A:他拒绝承担责任

—— G:我请他给我下个指令。

A:你是最有资格提出时间期限的人。

—— A:我逼他对自己行为负责任。

——G:这是废话。我最好给他个回答吧。

G:10天吧。

——A:他缺乏估计时间的能力。10天根本不够。

—— G:我说的10天可不是准确数啊!

A:用15天吧。你同意在15天内完成这份报告吗?

—— A:我提出一份合同。

——G:这是给我的指令。

15天过去了…

A:你的报告呢?

G:明天完成。

A:你可是同意今天完成报告的。

希腊人递交了辞职书。

实际上又发生了些什么呢?

A:你的报告呢?

—— A:我肯定他完成了报告。

——G:他在跟我要报告。

G:明天完成。

—— A:感到很惊讶 。

——G:这个愚蠢的老板!他不仅给我错误的指令,而且还不尊重我在16天干了30天的工作。

这个事件的关键问题出在你是如何和上级和下属定规矩的。这段对话是我的下属近期发给到我的,我就保留了下来。老实说我就是这种上级。我所有的工作经验多来自北美,在北美和西方,大家都会尊重承诺、完成约定的内容。

如果你不履行承诺,大家都会觉得你讲的是空话,没有人会尊重你。当你做成承诺之前,你会自己估计 这项任务会花多少时间完成。那么我想说的是,你在一开始的时候就要跟上级提出这个问题,改变你的时限。

作为刚才对话中的下属,他应该在第二天就跟上级说: 上级我做了一些调研,完成这项任务需要30天,15天完不成的,不过我会尽力缩短时间。这样一来,你觉得上级会感谢他还是斥责他?我觉得上级会感谢他。

在一些美洲和西方国家,我也是一样,会让员工参与到决策中来。我也会问我的员工你需要多少天才能完成这项任务。我会选择同意或不同意他的判断。我有 一个员工,印度尼西亚人,他很谦卑,但他很难晋升,因为他只会听从命令,而从不参与决策。也许他是个很好的做事的人,但我们并不会考虑让他成为一个领导 人。

展示这个案例的目的是要告诉你们,不要因为语言上的误解而成为受害者。案例中的上级也是个受害者。他没法完成这份报告,他需要完全自己做,他还需要向自己的上级报告。他的上级也并不会开心。所以如果你有下属来自于不同的区域,设定一些规矩:如果你有问题尽快来找我,这也是我对我的团队所说的。

3

走下坡路

在采购领域,让你的职业生涯最快结束的方式就是违反公司相关的制度或规定,尤其在亚洲,在印度、中国、菲律宾,发生了太多实际案例了。有时候我们对这些人感到抱歉,但是很多情况下也是没办法选择的。

即使你不同意公司的一些制度,你也要非常小心地遵守它。你可以辞职,也可以发邮件给上级提出改变的建议,但是不要在它被改变前就违反它。公司解雇掉一个人是很容易的,但往往解雇也是因为不得不那么做了。

4

换行业谋职

我收到一些在中国工作了十年却经历了4-5家 公司的求职者的简历。我的确雇佣了他们,他们也干得非常出色。另一方面,我们也收到一些高层职位的简历,我们花了很多时间去招聘,但是他们做了一个月就走了。

你爬得越高,换行的风险也就越大。所以对一些年轻人来说,正如我和我的员工所说的:如果你不喜欢你现在的工作,没问题,你可以跟你的上级或你值得信任的人说,尽早的换一份工作。

不要想说我先做上去,然后跳到另一个部门,因为你没有这方面的专业知识,而当你换到另一个部门担任要职的时候,公司对你的期望也会很大,如果你没办法达到他们的期望,你的日子会很难过。

5

专业技能的需求

接下去我们探讨的是在你所在领域所需要的专业技能。我会举几个案例说明。作为一个在这个领域做了很多年的人,我的建议是:在最开始的时候就要显示你的智慧。 很多人在项目管理的时候并没有一个比较系统的、逻辑的方法,也没有接受过这方面的培训。

如此长期下去你会失去同事的尊重,因为他们会质疑你你的经验有哪些?你的优势在哪里?对你的老板来说,我即使解雇了你,第二天我也能找到一个替代者,因为你只是工作努力,或是有一些从业背景。

但是对于采购人员而言,有 两件事情是你所无法避免的:选择供应商和谈判。在供应商选择方面,Delphi方法是非常有用的,尤其对采购部门来说。很多时候,你和其他人的想法不一致。

你怎么在让别人高兴的同时得到自己想要的,或是快乐地去享受最终的结果?有时候你坐在会议室会发现,如果有一个级别非常高的人指定哪家供应商,其他人都无法说些什么。

但是Delphi方法就能避免这些问题。在应用过程中,所有人都要在同一时间把自己的想法写下来,我们会用另一张纸把所有的想法都抄写下来,公布开来,了解大家的想法都一 致。然后设置一些规则,去除掉一些最不靠谱的想法。比方说:这个供应商是我的大嫂。这也许不是一个好的理由,但是谁能说你们从来不会碰到这种理由?这种方法能让我们大概了解大家是怎么挑选供应商的。

AHP则 是另外一种方法。在供应商采购过程中,会有一些个人原因。比方说:我们要选择一个供应商负责午餐。这并不会是一笔很大的开支但是却非常敏感,因为这是大家吃的东西。于是有人会说费用最重要,有人说菜的多样性最重要,都不一样。

当我们制定评估标准的时候,有人说价格因素占到50%,有人说多样性应该占到70%。怎么作判断?AHP只是其中一种方法,我不会把图表都展现出来。

我讲这些的意思是有多少工具是你们自己知道并在一开始就可以拿出来来突显你的智慧的?如果你告诉公司内部的同事,我是以这样一种方法学或逻辑性来解决这些问题的,那么即使你要做的是很艰难的、和其他人心里想法所不一样的选择,也不会有人不开心,关键是你要用这些工具证明给人家看。

然后就是工具的一些开发。一些有工程或技术背景的会比较直接,但是你要决定好那些标准孰轻孰重。这两种方式可以帮助到你:以成本为基准的方式。我们在很多情况下都会用这种方式做事,但是人家会问你,什么是以成本为基准的方式?你买了个便宜的,我下周就得换,买了个贵的,我可以用三年。那你又怎么回答他呢?

方法学工具都是比较复杂的,但是如果你有比较容易相处的内部同事和供应商的话,这是可以用到的。每次我们都能成功的处理问题,在未来会节约很多成本。

方法学中有线性加重模型,其中最简单的一种方式就是按类别区分的方法式,可以按照差旅、租金、交通分类。最复杂的一种方式我们称作TOPSIS, 它可以把一些想法简单化,每一种方式都需要两个月的培训课程去学习。

如果你是一个采购者,几年后你对这些方法都毫无概念的话就不要想着要往上升了,试试看你是不是能维持现状吧。因为这就意味着你并非有着十年的经验,而是你把你的经验用了十年。这会让你在公司处于一个很危险的境地。

有很多采购人士都会谈判,这是你们必备的技能。但是有多少人在和内部客户开会的时候可以很确定自己抓住了以下关键要素?

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意译

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借鉴

开放式问题

"我" 的信息

有效的停顿

我相信很多人都很擅于掌握这些要素。大多数人会频繁地使用到它们。但是从另一方面讲,你也会时不时地违背这些要素。永远不要去允许不同的意见持续进行下去。有多少次谈判是没有结果或不快收场的?运用好这些要素,你就不会再有这些问题。

我们来看看为什么?举个例子吧。假设我要买个东西,我觉得它可能需要100元,但是供应商告诉我要150元,后来各退一步,供应商说125元。 如果是你,你怎么做?基本上一半以上的采购人会接受这个价格。

问题在于这些销售都经过很好的培训,他们很了解该怎么跟客户沟通,而采购人则觉得自己是买主, 处在一个支配的地位,很多情况下你并不知道销售给你的报价是有很大空间的。

如果你碰到这种情况,你应该跟他说:“我了解了,但是我还没那么快做决定,你能给我多一些时间去考虑一下吗?”然后你就创造一个“老板”,回复给到他说老板不在公司,但我想他有一半的可能性会同意,可能还需要等等。

当供应商说他们已经退了一步的时候,往往还有杀价的空间。我有很多的采购人为我工作,从来没有一次他们会在对方退一步的时候妥协。偶尔碰到实在没有余地的时候,你也可以跟他说:“好吧,我们成交吧,但是我得把付款期限从30天改到90天。因为这需要走一下财务流程,可能会需要些时间。”这件事就结束了。

我并不是来教大家谈判技巧的,而是来讲职业发展的。我所表达的意思是,如果你对这些有充分的了解,在跟上级和其他内部客户沟通的时候你就像是拥有一把利剑,你也不会觉得有什么压力。

最后一点,同时也是很重要的一点,就是要放松、要愉悦。你们是否有上过“高效人士的七个习惯”的课程?我们的生活非常忙碌,我们要照顾父母,要跟孩子的老师保持良好的关系,我要升职等等,我怎么做得了这么多事呢?

太难了,不过今天我并不想教大家如何保持高效,对各位来说,我的建议是先遵从最后一条:要不断更新。磨刀不负砍柴功。你需要知道你自己适合做什么,你喜欢做什么。你可以花时间在微博微信上,但你要想好这些时间是否有必要。

事实上,很多人根本没有想过 这个问题。所以我说,先从这七个习惯开始,成为高效人士。在中国,非常建议各位一定要做高效人士。如果你根本连放松都不会,你怎么可能有时间好好想呢?你的脑子根本就不会在那边。

每周花点时间去想想,不用很长时间,想想你现在在做什么,你要做些什么,这是不是值得做。把事情做对很重要,但是更重要的是做对的事情,很多情况下我们并没有这么想。

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