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会务公司如何进行服务升级,迎合市场多样化的需求与挑战?

房奕宏 视顶文化传媒CEO

会议服务B2B,业内专业称为MICE(Meeting:会议、Inventive:奖励旅游、Conference:大型会议、Exhibition:活动展览的总称,涵盖了企业最重大的公关活动支出),在行业和市场多年供需发展过程中,一直是处于线下沟通、查询、预定、交易等的初级业态,互联网化的程度相对较低,业务参与主体的痛点非常明确,急需业内服务的改良与升级对MICE行业进行整体的改造,对于业内存在的种种有待服务升级的相关问题,今天业内记者莉莉带着一系列问题到昆山花桥美居酒店(原昆山希尔顿),在一楼大厅的前台工作人员正在办理一家会务公司的搭建手续,记者莉莉主动向正在搭建协议签字的房先生递交了名片,并希望其接受30分钟的行业深度采访,房先生欣然接受,并开始了较为专业的交流;据这位房先生介绍,他是上海视顶文化传媒有限公司的CEO房奕宏,入行已经8年之久的资深人士,同时也是上海视顶文化传媒有限公司的创始人,面对记者的专业提问,房先生也是精准的给到了解答,以下是本媒记者莉莉采访的相关内容:

一、房先生是在什么契机之下进入本行业?

2010年的时候他还在一家公司工作任总经办秘书,接到公司任务要筹备举办2011年的迎新年会。那时候也没有经验,条件也比较有限,公司给到的经费也不多,举办一场600人的年会着实让他烧脑无助,但是就在这样的条件之下,从年会前期的策划开始,组织无数次的高层会议设定下年会的主题,而后从公司下属机构抽取17人成立会务小组各司其岗,责任到人,再就是选拔和确定供应商……过程虽有意想不到的坎坷,但房先生还是很正面的解决和突破重重阻碍,最终如期而至呈现了一场企业史无前例的年会盛宴,激励丰富,节目新颖,流程顺畅,考虑周全……这段经历奠定了他进入会务行业的基础;房先生还欣慰的向记者透露,老东家到现在的所有会务还都是指定上海视顶文化传媒有限公司服务;

二、对于业内百花争艳的行业态势,视顶文化传媒是如何脱颖而出应对市场的种种需求与挑战?

是的,目前行业势态发展良好,也是基于上海一线城市的市场牵引,这一点是真的要感谢一线城市的庞大需求市场量。其实每家会务公司的服务侧重点不一,也就造成了服务参差不齐的行业现状;那针对目前市场的需求来讲也是多样化,视顶文化传媒在战略定位上目前只锁定企业会务服务,房先生满怀信心的和记者分享了视顶文化传媒的使命:专注企业中高端会务服务;愿景:助力企业提升会务价值;在市场不断的反馈和视顶文化传媒战略升级上,我们从2018年推出“一站式会务服务管家”的企业服务战略新方向,是集会务场地选址——会务舞美策划——会务设备搭建——会务广告制作——会务技术支持等全方位的服务概念,在试推行的一年当中,收货了很多老客户的一致赞赏,而且今年在新客户的增量上明显有所提高;“一站式会务服务管家”的解决方案的确在企业较传统的会务服务上节省了三分之一的时间成本,重要的是降低了企业实际支出的费用成本,从会务的服务上也更为精心,精准,精致;从企业会务选址之初参与会务策划,对会务的整体效果、会务现场服务和会务价值提升上是锦上添花,所以我们在一部分会务同业中推出“一站式会务服务管家”的服务战略明显有所超前;

三、在整个会务服务过程中,哪个环节是最为重要的,针对这一环节能否提出有效的建议?

会务服务过程中,其实最为重要的环节就是“舞台搭建”环节,这一环节尤为重要,这一环节也是众多会务同业和客户最为关心的一个服务板块,所以针对这一环节我想分享三点建议:1.舞台搭建要考虑到舞台的选址;对于企业很多的宣传活动来说,舞台搭建并不仅仅是一个平台,是需要以舞台呈现的方式去吸引公众以及现场观众的注意力,造成宣传效果的最大化,这样的活动就要尽可能把舞台搭建在本地的繁华地带,或者本地相对知名的酒店;2.舞台的选址要便于参会者的聚集和疏散;因为在许多商务活动中需要有大量的参与者,这样舞台搭建本身就要考虑到参加者的交通问题,只有快速方便的交通才可以为展示活动吸引尽可能多的观众,这样才能达到舞台搭建本身所要取得的效果;那么,对于上海房先生建议在距离外环、中环、内环1.5公里以内的商务酒店,或者靠近上海火车站、虹桥火车站、上海南站、浦东机场、虹桥机场等重大交通枢纽3公里以内的距离最佳;3.舞台搭建的设备匹配问题;只有专业及完善的设备组合才能使舞台活起来,使其有效的发挥舞台作为宣传平台的作用最大化;在这方面灯光和音响的效果就十分重要,因为现代声电设备的发展,声音和光线可以营造出很好地现场效果,并能根据现场的效果需求进行调配和应景改变,因此,舞台搭建一定要匹配好声电设备和专业的控制人员进行运用。

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